G suite 사용자 등록 등 대규모 작업의 혁신! - Ok Goldy

G suite for Education이 일선 학교에 많이 보급되었지만, 여전히 사용자 관리는 번거롭고 어렵기만 합니다.

그렇지만 쓰면 쓸수록 어렵고, 어려운 만큼 매력 있는 이 도구! (하...)라고 정신 승리하며 오늘 또 포스팅을 작성해봅니다. 

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Google에서 제공하는 전통적인 Bulk Upload 방법에 대해서는 이 포스팅을 참고해주세요.

G suite for Education에 사용자 일괄 등록하기

G Suite for Education에 사용자 일괄 등록하기

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사용자 Bulk Upload와 Ok Goldy 사용법에 대한 소개영상 - Teach From Home Webinar

 

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멋쟁이 Goldy 아저씨 :)

1. Ok Goldy가 뭐에요?

Ok Goldy는 G suite 사용자에 대한 대규모 작업을 실행할 수 있는 Google Spreadsheet에 활용할 수 있는 Add-on입니다. (참고: Add-on은 뭐고 Extension은 뭐예요?)Goldy Arora라는 개발자가 제작했고, 이 분은 G suite에서 유용하게 쓸 수 있는 다양한 앱을 개발했습니다. (Goldy Arora 개발자 홈페이지)

 

대규모 작업 예시: 학생, 교직원 계정 등록 / 삭제 / 졸업생 계정 삭제 및 중지 등

 

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2. 설치방법

1) 마켓플레이스 앱 Ok Goldy 설치하기

Ok Goldy는 마켓플레이스앱입니다. 마켓플레이스는 G suite 기본 기능에서 제공하지 않는 기능들을 사용자들이 직접 등록해 사용할 수 있도록 도와주는 일종의 플레이스토어의 개념으로 이해하시면 됩니다.

구글 검색창에 Okay Goldy라고 입력하시면 제일 첫 번째 검색 결과에 나오는 링크를 클릭하시면 됩니다.

그렇지만 저는 친절하게 링크를 제공해드립니다.

gsuite.google.com/marketplace/app/ok_goldy/939946549872

Ok Goldy - Google Workspace Marketplace

그다음 '설치' 버튼을 누르시면 됩니다.

* 관리 콘솔에 대한 권한이 있는 G suite 계정만 작업을 진행할 수 있습니다. 
- @gmail.com으로 끝나는 개인 계정에서도 설치가 가능하고, 스프레드시트에서 실행도 가능합니다. 그러나 '권한'이 필요한 최종단계의 작업에서는 작업이 실행되지 않기 때문에 쓸모가 없습니다. 

G suite 계정으로 로그인하는 경우, 도메인 설치 / 개별 설치 선택창이 뜨는데 이 경우 '개별 설치'로 진행합니다.

도메인 설치로 진행하는 경우>
해당 도메인에서 생성된 (사용자 관리와 관련이 없는) 모든 계정에서 Ok Goldy 부가기능을 볼 수 있게 됩니다. 
소수의 관리자만 사용할 기능이니 도메인 설치를 할 필요가 없습니다. 
(도메인 설치로 진행해도 무방하지만, 권한이 없는 계정에서는 작업 실행이 되지 않습니다.)

'개별 설치' 버튼이 '제거'로 변경되면 설치가 완료된 것입니다.

 

설치가 잘 안 되는 경우>

관리 콘솔의 마켓 플레이스 설정에서 마켓플레이스 앱 설치와 관련한 권한이 열려있는지 확인합니다.

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2) 구글 스프레드시트에서 설치 및 실행해보기

작업예시: 구글 시트에 애드온 설치 및 실행

- 구글 시트로 이동합니다. (http://sheets.google.com) 

- 새로운 스프레드시트 생성

- 부가기능 -> Ok Goldy -> Setup Wizard -> Setup Sheets

- 14개 시트가 만들어질 때까지 기다린다.

* 실행 중.. 메시지가 뜨고 있을 때는 애드온이 로딩되지 않습니다. 차분한 마음으로 로딩이 끝나면 실행해 주세요 :)

- 부가기능 -> Ok Goldy -> Users Manager -> 5. Export Users 

- 도메인에 등록된 사용자들이 시트에 출력되는지 확인한다.

* 작업을 실행하는 계정에 부여된 권한에 따라 작업에 제한이 있을 수 있습니다. 

여기까지 하셨으면 이제 기초작업은 완료되었습니다.

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3. 할 수 있는 작업

Ok Goldy 기능의 카테고리

Ok Goldy 애드온 창을 실행해보면 크게 5개의 카테고리로 기능을 분류해놨습니다.

1) Setup Wizard

Setup Wizard

Setup Wizard는 애드온을 해당 시트에 설치하고 삭제하는 것과 관련되어 있습니다. 

- Setup sheets: 각각 작업의 결과를 보여주는 시트가 생성됩니다.
- Delete All Shees: Ok Goldy 애드온이 설치한 모든 시트를 제거합니다.

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시작하기에 앞서..

* Ok Goldy의 모든 작업은 사용자의 Primary Email을 기준으로 작동합니다.

작업의 기본 과정>

- 작업을 원하는 시트를 선택 -> "부, O" 선택 -> 희망하는 작업 실행

* "부,O" -> 부가기능 선택 후, Ok Goldy 선택의 줄임말

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2) Users Manager

Users Manager는 사용자 계정에 대해 등록, 수정, 중지, 삭제, 출력을 할 수 있는 메뉴입니다. 

Users Manager

- Create Users: 사용자를 생성하는 작업을 실행할 수 있는 메뉴입니다.

등록하고자 하는 사용자의 정보 입력 -> First Name, Last Name, Primary Email, Org Unit, Password

"부,O" -> Users Manager -> 1. Create Users 선택 

- First Name: 성 / 명 중 명(名)에 해당하는 부분입니다. 

- Last Name: 성 / 명 중 성(姓)에 해당하는 부분입니다.

* First Name : TBEC / Last Name: 병선쌤으로 입력한 경우 -> 병선쌤TBEC로 나타납니다. (순서에 유의)

- Primary email: 사용자가 로그인할 수 있는, 앞으로의 모든 작업이 이뤄질 대표 이메일입니다.

- Org Unit: 조직단위의 이름을 입력하는 곳입니다. 필수적으로 미리 생성해둬야 하며, 루트 폴더에 계정을 생성하는 경우 '/'를 넣어줍니다.

- Password: 계정의 비밀번호를 설정합니다. 최초 로그인 후 비밀번호를 변경하도록 자동으로 설정됩니다.

 

생성된 계정의 Gmail 로그인 예시>

최초로 로그인을 하면 비밀번호를 변경하라는 창이 나옵니다.

- Update Users: 등록된 사용자의 정보(First Name, Last Name, Org Unit, Employee ID)를 업데이트할 수 있는 메뉴입니다.

* 진급, 개명 등과 같은 학적의 변동에 따라 활용할 수 있습니다.

* 앞서 언급했듯 데이터의 기준점은 사용자의 Primary Email입니다.

- Suspend Users: 등록된 사용자의 로그인을 차단할 수 있는 메뉴입니다.

* 졸업생, 전출 교직원 등이 경우 계정을 곧바로 삭제하지 않고 중지 상태로 둘 수 있습니다. 개별적으로 필요한 자료를 요청하는 경우가 종종 있기 때문입니다. 

* 앞서 언급했듯 데이터의 기준점은 사용자의 Primary Email입니다.

- Delete Users : 등록된 사용자를 삭제할 수 있는 메뉴입니다.

* 관리 콘솔에서 한 번에 삭제할 수 있는 사용자의 최댓값은 50명입니다. 삭제를 원하는 사용자의 수가 50명 이상일 때 효율적인 작업이 가능합니다.

* 앞서 언급했듯 데이터의 기준점은 사용자의 Primary Email입니다.

- Export Users: 권한을 가진 조직에 대해 모든 사용자를 출력할 수 있는 메뉴입니다.

* 전체 권한을 가지고 있는 경우 필터를 걸어 조직별 사용자 현황을 확인할 수 있습니다.

 

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3) Groups Manager

Groups는 여러 명의 사용자를 하나의 이메일로 묶어 관리하는 시스템입니다. 예를 들어, 구글 클래스룸에 3학년 3반을 초대하고 싶을 때 3학년 3반 소속의 학생들을 student3-3@domain.com 이라는 이메일로 그룹을 지정해 수십 명의 학생을 한 번에 초대할 수 있습니다.  이 메뉴는 Groups의 설정에 관한 메뉴입니다.

Groups Manager의 메뉴

그룹 생성 예시

- Create Group: 그룹을 생성하는 메뉴입니다.

* Group Name: 생성하려는 그룹의 이름을 설정합니다.

* Group Email: 생성하려는 그룹의 대표 이메일입니다. 예를 들어, 3학년 3반의 그룹을 생성하고자 한다면 3-3@domain.com이 될 수 있습니다.

* Group Description: 그룹에 대한 간략한 설명입니다.

- Delete Group: 그룹을 삭제하는 메뉴입니다.

* Group Email: 삭제하려는 그룹의 이메일을 넣으면 됩니다.

- Export Groups: 도메인 내의 (권한을 가지고 있는 조직의) 그룹 현황을 출력합니다.

* 작업하려는 그룹의 이메일이나 이름이 생각나지 않을 때 확인할 수 있습니다.

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4) Members Manager

Groups의 구성원을 설정하는 메뉴입니다.

Members Manager 화면

- Add Members: 앞서 생성한 그룹에 대한 멤버에 대한 관리 메뉴입니다.

* Group Email: 3)에서 생성한, 혹은 이미 생성해둔 그룹의 대표 이메일입니다.

* Member Email: 그룹에 추가하고자 하는 구성원의 이메일 주소입니다.

* Member Role: 추가하려는 구성원이 해당 그룹에서 어떤 역할을 하는지 지정할 수 있습니다.

* Member Role 작성 관련 유의사항>

모든 역할은 반드시!!! 대문자로 입력해야 합니다.

입력할 수 있는 역할은 2개이며, 각각 MANAGER, MEMBER입니다.

 

- Export Members: 생성된 그룹의 멤버를 출력할 수 있는 메뉴입니다.

* 조회하려는 그룹의 대표 이메일을 채워 넣은 후 작업을 실행해야 합니다.

그룹의 멤버를 출력하는 장면

 

- Remove Members: 그룹에서 특정 사용자를 삭제할 때 활용할 수 있습니다.

2020jbets@tbec.xyz 그룹에서 200819101@tbec.xyz 사용자를 삭제하는 장면

 

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5) Alias Manager

Alias는 별명, 가명을 의미합니다. 이는 곧 Primary Email에 부가적으로 붙일 수 있는 별명을 의미합니다. 로그인은 Primary Email을 통해서 진행해야 하지만, Email의 수신은 Alias를 통해 할 수 있습니다. 개인이 가진 ID가 복잡하다면, 내선번호 등 단순한 패턴의 정보를 Alias로 지정해 소통을 단순화할 수 있습니다.

Alias Manger의 메뉴

- Create Aliases: Primary Email에 대한 Aliases를 생성할 수 있습니다.

* Primary Email: 기준이 되는 이메일 계정입니다.

* Alias: 설정하려는 별칭입니다.

- Delete User Aliases : 등록한 Alias를 삭제할 수 있는 메뉴입니다.

Delete User Aliases 화면

* Primary Email: 기준이 되는 이메일 주소입니다. 

* Alias Email: 삭제하려는 별칭입니다.
정보를 모르는 경우 Export User Aliases 메뉴에서 Primary Email에 등록된 Aliases를 확인할 수 있습니다. 

- Export User Aliases : 등록한 Alias를 출력할 수 있는 메뉴입니다.

* Primary Email: 기준이 되는 이메일 주소입니다. 

* Alias Email: Primary Email에 연결되어 있는 별칭 이메일입니다.

* Total Aliases: Primary Email에 연결되어 있는 별칭 이메일의 총개수입니다. (30개 까지 설정 가능합니다.)

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4. 자주 들었던 질문

- 보안과 관련해 안전한가요?

제작자 본인도 이런 질문을 많이 듣는 것 같습니다. 관련한 제작자의 답변을 구글 번역기를 통해 가져왔습니다.

 

좋은 질문입니다.

Google은 매우 엄격한 추가 기능 검토 프로세스를 가지고 있습니다 (여기에서 자세한 내용은 " Google의 Google 작업 공간 추가 검토 프로세스 .). 사용 가능한 추가 기능에 의존하는 수많은 Google 작업 공간 비즈니스 및 사용자를 볼 수 있습니다. 오늘 Google Workspace 마켓 플레이스에서 "Ok Goldy"는 Google의 검토 프로세스의 모든 검사를 통과했으며 현재 15,000 명이 넘는 Google 작업 공간 관리자가 대량 Google 작업 공간 작업을 수행하는 데 신뢰를 받고 있습니다.

 

1. Google은 귀하의 도메인 이름, 이메일 주소 또는 PII와 같은 정보를 저와 공유하지 않습니다. 비록 얼마나 많은 사용자가 부가 기능을 설치했는지 알고 있지만 "어떤"사용자인지 알 수 없습니다.

 

2.이 부가 기능 은 OAuth를 활용하는 Google Apps Script로  구축됩니다  . 도구를 실행할 때 Google은이 부가 기능이 필수 범위 (주로 Directory API 및 Sheets API)에 액세스하고 대량 작업을 수행하도록 허용할지 묻습니다. .

 

3. OAuth를 활용하므로 언제든지 Google Workspace 관리 콘솔로 이동하여 토큰을 취소 할 수 있습니다. 그러면 추가 기능이 설치되어 있어도 "Ok Goldy"에 액세스 할 수 없습니다.
(사이드 노트-: 섀도우 IT를 감사하려면 내가 만든 스크립트를 사용하여 도메인의 OAuth 토큰을 감사 할 수 있습니다.  https://www.goldyarora.com/blog/g-suite-oauth-token-audit/ ).

 

4. https://www.goldyarora.com/privacy/ 에서 내 개인 정보 보호 정책도 읽어보십시오. 

 

마지막 말-:
이 추가 기능은 대기업 고객과 함께 작업하는 동안 내 자신의 요구에 따른 결과입니다. 관리 콘솔에서 수동으로 작업을 수행하기가 어려웠 기 때문에 대규모 Google 작업 공간 배포에서 발생하는 거의 모든 작업에 대한 스크립트를 작성하게되었습니다.

 

이미 이러한 스크립트가 있으므로 일부는 Google Workspace Add on으로 게시하여 시간을 절약 할 수 있습니다.

 

저는 항상 Google 작업 공간 커뮤니티를 돕기 위해 노력하지만 여기에서 제공하는 모든 것은 무료로 제공됩니다. 즉, 최고의 개인 정보 보호 정책, 보안 문서, 콘텐츠 작성자 중 하나를 작성하기 위해 변호사를 고용하는 데 돈을 투자 할 수 없습니다. 매력적인 콘텐츠 작성 등 ……

 

제가 여기있는 것은 여러분이 그것을 테스트 할 수 있도록 저에게 효과가있는 것을 공유하는 것입니다. 제가 여기서 부족하다면 부가 기능 사용을 중단하고 goldyarora.com에서 저에게 피드백 이메일을 보내야합니다.

 

원문 읽기: www.goldyarora.com/g-suite-addons/ok-goldy/

Ok Goldy - Google Workspace bulk admin operations right from your Google Sheet

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OK Goldy의 사용방법을 매뉴얼대로 적어봤습니다. 다음 포스팅은 사례와 관련한 포스팅으로 찾아뵙도록 하겠습니다.

 

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