구글 클래스룸 진급 - G suite 해가 바뀌며 할 일

 

2020년 코로나 팬데믹으로 교육현장의 대변혁이 일어났습니다.

 

많은 변화들이 있겠지만 단연 으뜸은 온라인 수업을 위한 새로운 플랫폼의 도입일 텐데요.

 

우여곡절 끝에 플랫폼을 도입했지만, 처음 맞는 새해이다 보니 연말에는 뭘 해야 할까 고민이 많으실 것 같습니다.

 

Google Workspace for Education(이하 GWFE) 관리자 학기말에는 뭘 해야 할지 한번 준비해봤습니다.

 

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1. 진급 -> 학생 계정 정보 수정

1) 학생의 데이터를 여러 계정에 나누는 방법 : 추천하지 않습니다.

예를 들어

 

1학년: 201101@domain.hs.kr 

2학년: 212101@domain.hs.kr

 

각 두개의 계정은 아무런 연관도 없는 독립된 계정인 경우이고, 진급을 위해 또 하나의 계정을 생성해 학생에게 배포하는 방식입니다. 즉, 학생들이 2020년에 활용했던 계정은 그대로 두고, 2021년을 보내기 위한 계정을 새로 발급해주는 방식입니다. 

 

 

관리주체에게는 가장 간단하고 편리한 방법일 수 있습니다. 그러나 이전 연도 데이터는 또 다른 계정 안에 남게 되며 3년(혹은 6년)의 데이터가 각각 다른 계정에 저장되는 경우가 되겠습니다.

 

교-수-평-기에 최적화된 플랫폼인 GWFE의 철학과는 상충되는 부분일 수 있습니다.

 

* 관리자에게는 간단하지만, 큰 맥락에서 본다면 추천드리지 않는 방법입니다.

 

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2) 학생의 데이터를 하나의 계정에 유지하는 방법

학생들이 최초에 부여받았던 학교 계정(혹은 교육청 계정)을 유지하고 나머지 학적사항을 업데이트하는 방법입니다.

 

#1. 학생이 스스로 프로필(학번)을 변경 : 관리자 난이도 '하'

입학 연도에 발급했던 ID를 유지하며, 학생의 프로필에 들어간 학번을 변경하는 방법

 

사용자를 등록할 때 '성'에 학생의 학번을, '이름'에 학생의 성명을 입력하면 

 

구글 클래스룸 상에서 3101 홍길동으로 학생을 확인할 수 있습니다. 

 

1) 동학년 내 동명이인이 있는 경우

2) 전체 학년을 하나의 클래스에서 관리하는 경우

 

이러한 세팅을 전제로 할 때 유용한 진급 방법입니다.

 

 

 

 

@gmail.com 계정에서는 사용자가 개인 프로필(이름)을 언제든 수정할 수 있는 것과 달리,

(Google 첫 페이지 - 우상단 프로필 사진 - Google 계정 관리 - 개인정보 - 이름)

 

GWFE 환경에서는 사용자가 프로필을 수정하지 못하도록 설정할 수 있습니다.

 

학교에서는 진급을 전후로 '학적 정정기간'을 두어 학생들이 스스로 자신의 학번을 수정하도록 유도할 수 있습니다.

 

정정기간 종료 후 프로필 수정에서 '이름'의 체크를 해제하면 학생들은 스스로 자신의 학번, 이름 등을 변경할 수 없습니다.

 

* 관리 콘솔에서 필요한 설정:

관리콘솔 - 디렉터리 - 디렉터리 설정 - 프로필 수정 (조직단위로 적용 가능)

수정할 수 있는 항목에 체크표시가 됩니다.

 

예상되는 단점: 새로운 교무 연도에 그룹 생성 등의 작업에서 애를 먹을 수 있다. (ID에 학급/번호에 대한 규칙이 없음)

 

 

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#2. 별칭 등록 : 관리자 난이도 '중' 

입학 연도에 발급했던 ID를 유지하며, 학생의 올해 학번으로 '별칭(Aliase)'을 등록하는 방법

 

Gmail, GWFE에서는 사용자의 기본 ID에 더불어 '별칭'을 등록할 수 있습니다.

 

로그인은 처음에 부여받았던 ID로 해야 하지만, 이메일 수신, 클래스룸 초대, 그룹 생성으로의 초대 등은 '별칭'으로 받을 수 있습니다. #1에서의 단점이 보완될 수 있습니다.

 

다만 별칭을 대단위로 등록할 때 조금 난감할 수 있는데,

 

이는 Ok Goldy라는 스프레드시트 애드온을 활용해 간단히 등록할 수 있습니다.

 

아래 링크 중 5) Aliase Manger에서 내용을 확인할 수 있습니다.

2020/11/18 - [Google for Education/G suite 관리 콘솔] - G suite 사용자 등록 등 대규모 작업의 혁신! - Ok Goldy

 

* 장점:

학생: 기존에 로그인하던 ID로 로그인함. 기존 활용하던 데이터가 계정에 보존됨.

교사: 등록된 별칭으로 학사 운영을 할 수 있음 -> 이메일, 클래스룸 등록 등

 

*번거로울 수 있는 점:

과거 학번과 새로운 학번을 매칭 하는 과정이 필요함.

 

 

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#3 이메일 주소 변경: 관리자 난이도 '상'

기존 활용하던 이메일 주소를 변경하지만, 자료는 보존되는 방법

 

구글에서 제공하는 공식 매뉴얼에 따르면 사용자의 계정을 수정할 수 있는 방법이 있습니다.

 

New Primary Email [UPLOAD ONLY] 메뉴

 

이 방법의 치명적인 문제점은 사용자를 대량으로 등록할 때 나타나는 각종 오류들이 많을 수 있다는 점입니다.

 

뭐가 뭔지 모를 다양한 옵션들로 인해 GWFE 관리 콘솔을 제대로 이해하지 못하고 있는 관리자라면, 쉽사리 포기할 수 있는 방법이 될 수 있습니다.

 

그러나 

 

기존 데이터를 보존하며, 새로운 학번으로 ID를 수정할 수 있다는 점에서 추천할 수 있습니다.

 

그러나 원천 데이터를 수정하는 방법이기 때문에 수정과정에서 오류가 났을 때 어느 정도 규모의 대참사가 일어날지 가늠할 수 없다는 것이 치명적 단점이 될 수 있습니다.

 

* ID를 업데이트 해 변경하는 경우 Google 로그인을 통해 활용하던 외부 서비스에 로그인이 되지 않습니다. 

 

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* 가장 추천하는 방법은 #1 프로필 수정과 #2 별칭 등록을 병행하는 방법입니다.

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2. 졸업생 데이터 관리

GWFE의 기본정책은 학생이 졸업함과 동시에 계정을 삭제하고, 해당 데이터를 개인의 계정 혹은 현재 학교가 아닌 다른 조직의 Google Workspace로 이전하도록 규정하고 있습니다.

 

학생이 졸업하자마자 계정을 삭제하지 않는다고 하여 구글에서 제재를 가할 수 있는 방법이 있는 것도 아닙니다.

 

계정의 삭제가 원칙이지만, 학생들이 혹시 데이터를 찾아 연락할지도 모른다는 염려가 드신다면...

 

데이터는 보존하지만 로그인은 막는 '중지' 기능을 활용하시면 됩니다.

 

* 유의하셔야 할 점은 학생들의 데이터는 언젠가는 꼭 삭제되어야 한다는 것입니다.

 

계정 중지 작업은 개별/대단위로 실행할 수 있으나 Ok Goldy를 활용하면 수백 명 단위의 중지 작업도 클릭 한 번에 해결할 수 있습니다. (관리 콘솔 기본 기능은 최대 50명 단위로만 작업이 가능)

 

아래 링크 중 Users Manger - Suspend Users / User Mangers - Delete Users 기능을 확인하세요 

2020/11/18 - [Google for Education/G suite 관리 콘솔] - G suite 사용자 등록 등 대규모 작업의 혁신! - Ok Goldy

 

 

3. 전보발령 시 데이터 이전

졸업생 데이터 이전 관련 응용하실 수 있습니다.

 

2020/11/23 - [Google for Education/G suite 관리 콘솔] - 다른 학교로 발령이 났어요. 데이터는 어떻게 이전하면 되나요?